Notion & Google Calendar

Uno de los bloques que te permite añadir Notion a sus páginas, es el bloque tipo calendario.

Este bloque (que en realidad es una base de datos), te permite añadir elementos, que al tener una propiedad de tipo fecha, puedan mostrarse en una fecha determinada en el calendario.

Es decir, en Notion puedes añadir un calendario vacío, y llenarlo con tu contenido.

Pero, ¿es posible cargar en una página tu calendario de Google Calendar para así por ejemplo ver tu Dashboard qué eventos tienes pendientes?

¿Tiene integración Notion con Google Calendar?

En el momento de escribir este tutorial, no existe integración directa de Notion con Google Calendar.

Idealmente, al añadir un calendario como el anterior, debería haber una opción que te permitiese conectar tu cuenta de Google, y que así, no solo se cargasen tus eventos pasados y futuros en el calendario, sino que pudieses modificarlos, eliminarlos, o incluso añadir nuevos.

Lamentablemente esto no es así, y por el momento, no hay noticias de que esto vaya a cambiar.

Entonces, ¿existe alguna solución para solventar esta falta de integración?

Alguna hay.

En nuestra opinión no son soluciones perfectas, pero aun así, vamos a verlas.

Solución 1: incrustar tu calendario de Google en tus páginas

Esta es una solución que únicamente sirve para ver tus calendarios de Google, pero no te permitirá añadir eventos en ellos.

Puede que esta solución te sirva si únicamente buscas una integración de Google Calendar con Notion para organizarte a través del clásico Dashboard.

Para conseguirla, lo único que tienes que hacer es, desde Google Calendar, click en el menú del calendario que quieres incrustar, y elegir la opción «Configurar y compartir».

Ahora, desde las opciones que aparecerán, tendrás que marcar la casilla para hacer que el calendario sea público.

Hecho esto, un poco más abajo, encontrarás un cajetín llamado URL pública del calendario, cópiala.

Ahora, pega ese enlace en la página de Notion donde quieras ver dicho calendario, y en el pequeño popup que aparecerá, elige la opción «Create Embed».

Haciendo esto, Notion incrustará el calendario en la página, y podrás ver los eventos del mismo directamente desde allí.

Consideraciones importantes

Lo primero que tienes que tener en cuenta a la hora de utilizar este tipo de solución, es que hubo un paso en el que tuviste que hacer este calendario público.

Esto quiere decir que cualquier persona podría acceder al mismo, así que no es una buena solución para gestionar tus eventos más privados.

¿Para qué puede valerte esta solución entonces?

Por ejemplo, si tienes una página de Notion para gestionar una asociación, puede ser una buena idea tener un calendario en el que se listen los eventos que va a realizar la misma (charlas, quedadas, formaciones…), ya que es una información que realmente no importa que cualquier persona pueda ver (de hecho es la idea), y puede servir a nivel organizativo de manera interna para el equipo, ya que sabrán qué va a suceder cada día.

La otra cosa que tienes que tener en cuenta, es que al ser un calendario de Google incrustado, no puedes editar, eliminar, ni crear nuevos eventos, únicamente verlos, si quisieras cambiar algún tipo de evento, deberías ir al propio calendario de Google.

Por último, al estar trabajando con un calendario embebido de Google, obviamente no podrás cambiar este tipo de calendario para adaptarlo a otra vista, por ejemplo tipo tabla, en la que pudieses ver una lista de todos los eventos que están por venir, esta vista de calendario, será estática.

Solución 2: utilizar servicios de terceros para realizar la sincronización

Gracias al desarrollo de la API (Application Programming Interface) de Notion, este servicio ahora es capaz de compartir información con otras plataformas que también tengan sus propias APIs.

La otra plataforma que estamos buscando en este caso, es por supuesto la que ofrece Google Calendar.

Existen varias plataformas con las que podrás conseguir esto: IFTTT, Integromat, Zapier, o Automate.io

Nosotros te recomendamos que uses una de estas dos:

• Zapier: debido a la fiabilidad que tiene esta empresa en el sector
• Automate.io: debido a que fue adquirida por Notion, así que asegurarás que la integración es mejor.

En esta guía verás cómo realizar esto con esta última plataforma: https://automate.io/, la cual cuenta con un plan gratuito.

Cómo sincronizar tu calendario de Google con Notion a través de Automate.io

El primer paso consiste simplemente en registrarse en automate.io, lo cual es gratuito ya que tiene un plan de 0€/mes.

Hecho esto, tendrás que elegir al menos 5 aplicaciones con las que quieres trabajar en Automate.io, al menos dos de las que debes elegir son por supuesto Notion y Google Calendar; el resto quedan a tu elección, si no sabes qué más elegir simplemente añade algunos productos más de Google como Drive, Docs, o Google Sheets, ya que este paso únicamente sirve para generarte plantillas que puedas comenzar a usar rápidamente.

Hecho esto llegarás a la interfaz principal, donde tendrás que crear un BOT.

Un BOT es simplemente cómo denominan en automate.io a las automatizaciones, así que elige dicha opción en el menú.

En realidad, en función de cómo de funcional quieres que sea tu integración de Notion con Google Calendar, en realidad vas a tener que crear 2 bots (automatizaciones):

• Un BOT (automatización) para que cuando crees eventos en Google Calendar, estos se copien a una base de datos tipo calendario en Notion.
• Y otro BOT (automatización) para que al crear tu eventos en la base de datos tipo calendario de Notion, estos se vayan también a Google Calendar.

IMPORTANTE: no debes crear estas automatizaciones sobre el mismo calendario, ya que entrarían en bucle.

Primera automatización: Cargar los eventos de tu Google Calendar en una vista de calendario en Notion

Esta es la primera automatización que querrás crear, y quizá la única, ya que puede ser que únicamente quieras ver los calendarios de tu calendario de Google en una base tipo calendario de Notion, sin crear o modificar ya existentes.

Esta es una mejora sustancial de la solución 1 que te comentamos anteriormente, ya que es privada.

Para conseguirla, solo tienes que crear un nuevo BOT en Automate.io, y configurarlo de la siguiente manera:

Es decir, en la columna de la izquierda, llamada Trigger (disparador):

• Elige como aplicación Google Calendar (tendrás que darle permiso a Automate.io para acceder a su contenido)
• Elige como disparador (⚡ Event Added) es decir, la automatización comenzará cuando se añada un evento.
• En el desplegable Calendar, elige el calendario que quieres que Automate.io esté monitorizando, si tienes más de un calendario, tendrás que crear más automatizaciones.

Hecho esto, podrás configurar la pestaña de la derecha «Action» o acción.

• Elige Notion como aplicación, ya que es donde quieres que sucedan cosas (tendrás que darle permiso a Automate.io para acceder a tu Notion, especificando incluso a qué páginas quieres que pueda acceder)
• Como acción elige «⚙️ Add database Item», es decir «añadir un elemento a una base de datos», porque lo que queremos es añadir un nuevo elemento a una base de datos ya existente.
• Esta base de datos, deberás elegirla en el cajetín «Database», nosotros te recomendamos que sea una base de datos de calendario independiente que ya hayas creado.
• Ahora, ya solo te queda ir añadiendo con los diferentes botones de (+), qué contenido quieres que se cargue en cada cajetín correspondiente del nuevo elemento que se creará en Notion, nuestra recomendación es:
  • Content (el contenido del item de la base de datos), puedes añadir un header con el nombre del evento (event summary), y después una descripción, pero también otros elementos, como adjuntos.
  • Date: importante añadir «Event Begins» y «Event Ends» a los cajetines de Start Date y End Date respectivamente para que la fecha se cargue correctamente.
  • Name: añade la propiedad Event Summary para que se cargue el nombre del evento en la base de datos de Notion.

Con estos parámetros configurados, podrás pulsar Save, ¡y listo! activa la automatización con el cajetín siguiente, y llegarás a una pantalla donde podrás testar tu nueva automatización.

Simplemente añade un nuevo evento en tu Google Calendar, vuelve aquí, y pulsa sobre «I’m Done».

Si todo ha ido correctamente, en la base de datos de Notion que habías configurado para recibir la acción, ahora aparecerá un nuevo elemento, que cargará los parámetros que habíamos configurado durante la automatización.

Así de sencillo es ver tus eventos de Google Calendar en una base de datos tipo calendario en Notion.

Segunda automatización: Cargar los eventos de tu Base de datos de Notion a tu Google Calendar

Si quieres que el sistema se bi-direccional, es decir, que al añadir elementos desde la vista de calendario de Notion estos también se carguen en tu Google Calendar, entonces deberás crear otra automatización que haga un proceso similar al anterior, pero de manera inversa.

Recuerda: no hagas esto con la misma base de datos, ya que el sistema entraría en bucle: una automatización detectaría nuevos eventos en Notion y los llevaría a Google Calendar, y la otra detectaría los eventos en Google Calendar y los llevaría a Notion, y así indefinidamente.

En este caso, en la columna de la izquierda, llamada Trigger (disparador):

• Elige como aplicación Notion, ya que ahora la acción comenzará desde ahí
• Elige como disparador (⚡ New Database Item) es decir, la automatización comenzará cuando añadas un nuevo elemento en dicha base de datos en Notion
• En el desplegable Database, elige la base de datos que quieres que Automate.io esté monitorizando (de nuevo, si quieres que esto funcione en varias bases de calendario, tendrás que crear automatizaciones diferentes, ya que aquí solo puedes elegir una)

Hecho esto, podrás configurar la pestaña de la derecha «Action» o acción.

• Elige Google Calendar como aplicación, ya que es donde quieres que sucedan cosas
• Como acción elige «⚙️ Add an Event», es decir «añadir un evento», porque lo que queremos que suceda en dicha aplicación
• Ahora, en el cajetín «Calendar», elige el calendario donde quieres que se genere este evento, en nuestro caso, el calendario específico que habíamos creado para este ejemplo.
• Ahora, de nuevo ya solo te queda ir añadiendo con los diferentes botones de (+), las propiedades del evento que se generará en Google Calendar, esto lo harás seleccionando el tipo de contenido que quieres que se lea del elemento generado en Notion. Nuestra recomendación es:
  • Summary añade el título del elemento en Notion
  • Descripción, añade el contenido del elemento de Notion
  • Start Time and End Time: aquí es obligatorio que añadas las propiedades de comienzo y fin de Notion, para que la fecha se añada correctamente.

De nuevo, pulsando sobre Save, y activando tu automatización, ya estará todo listo, y siempre que añadas un elemento en el calendario de Notion, este aparecerá mágicamente en tu calendario de Google Calendar.

Consideraciones importantes de usar el método de Automate.io

Como has visto, las automatizaciones únicamente detectan nuevos eventos, pero no son capaces de cargar el contenido ya creado en Google Calendar.

Así que si por ejemplo tienes un calendario con un evento recurrente que se repite por ejemplo cada mes, y que por tanto, ya está creado de manera indefinida, este no se trasladará a tu base de datos de Notion.

Esto quiere decir que por ejemplo no puedes utilizar esta sincronización para ver el clásico calendario de cumpleaños.

De manera similar, tampoco puedes utilizar esta automatización para ver eventos que ya has creado (ni en el pasado ni en el futuro), ya que Automate.io solo cargará eventos en Notion a partir del momento en que crees y actives la automatización.

Por último, aunque el plan gratuito de Automate.io es bastante generoso, únicamente te permite crear y mantener 5 automatizaciones activas, lo cual quizá se te quede corto si quieres usar este método en más de un calendario.

En el plan gratuito, estas automatizaciones se pueden activar hasta 300 veces al mes, lo cual será más que suficiente para eventos, y solo se ejecutarán en lapsos de 5 minutos, es decir, no es una sincronización instantánea, tenlo el cuenta.

Otro aspecto importante a tener en cuenta, es que si te fijas, no hemos generado automatizaciones en caso de que un evento se modifique, esto es algo que puede pasar, y que dificulta el proceso, ya que pasamos de una automatización simple en la que si hay contenido nuevo, se lleva de una plataforma a otra, a una situación en la que hay que comparar los diferentes elementos y actualizar el mismo en la otra plataforma exactamente.

Como ves, usar un servicio de terceros como Automate.io dista mucho de ser una solución perfecta, pero por el momento, es la mejor alternativa que existe.

Utilizar otras herramientas como Zapier o Integromat no solucionan ninguno de estos problemas, ya que la mecánica de funcionamiento es exactamente la misma, y por eso, no vamos a crear tutoriales para las mismas, a no ser que tengas interés específico en ellas 🙂