Espacios de Trabajo en Notion (Workspaces)

Notion es una aplicación preparada para aguantar toneladas de contenido, de ahí en parte que aunque con limitaciones, ofrezca almacenamiento ilimitado.

Debido a esto, la organización será un aspecto básico que debes de tener muy en cuenta a la hora de sentar las bases de tu sistema, ya que de ello dependerá también tu facilidad para por ejemplo, compartir información con otros miembros y usuarios de Notion.

En esta guía descubrirás todo acerca de los Espacios de Trabajo (Workspaces) en Notion.

Qué es un Workspace o Espacio de Trabajo en Notion

Notion cuenta con 3 niveles de organización para que puedas redistribuir tu contenido como más cómodo y práctico te resulte:

• Cuenta: en Notion no puedes conectar únicamente una cuenta, sino que puedes crear varias, y conectarlas todas a la misma aplicación (cómo crear una cuenta en Notion) y moverte entre ellas rápidamente.
• Workspace o Espacio de trabajo: cada cuenta de Notion, podrá a su vez crear tantos espacios de trabajo como necesite. En estos espacios de trabajo, es donde se almacenarán tus páginas. Piensa en ellos como en una especie de escritorio virtual, donde irás colocando tu información.
• Páginas: son la unidad básica donde añadir tu contenido, aunque si quieres, puedes llegar incluso a crear sub-páginas para así crear más niveles y segmentar tu información como necesites.

¿Cuántos Espacios de trabajo (workspaces) necesitas?

Si acabas de llegar a Notion, es probable que pienses que la mejor idea es segmentar todo lo posible la información, y crear Espacios de Trabajo para cualquier área de tu vida:

• Un espacio de trabajo para tu vida personal
• Un espacio de trabajo para tu vida profesional
• Un espacio de trabajo para tus estudios…

Aunque esto puede parecer ideal en un principio, y aunque Notion te permite moverte entre espacios de trabajo rápidamente e incluso sincronizar bloques entre ellos, la realidad es que por mi experiencia te diré que crear muchos espacios de trabajo no es una buena idea.

Puedes hacerlo si quieres, pero pudiendo crear diferentes niveles y subniveles a través de las páginas, diseminar tu contenido a través de diferentes espacio de trabajo, para mi no tiene sentido.

¿Cuándo tiene sentido tener más de un espacio de trabajo?

Para mi, casi que la única situación en la que te recomiendo utilizar un espacio de trabajo alternativo, es si estás en un plan para equipos, ya que dichos planes te permitirán compartir espacios de trabajo al completo con otros usuarios de Notion.

Pero en planes personales, o personales Pro, que seguramente sea el que utilices, no se pueden compartir espacios de trabajo, únicamente páginas, así que de nuevo, tener todo tan segmentado no ofrece apenas ninguna ventaja.

De hecho al contrario, ya que los planes de pago, se aplican por espacio de trabajo. Es decir, si estás pagando por las características del Plan Personal Pro, solo un espacio de trabajo podrá disfrutar de las mismas, el resto de espacios, formarán parte del plan gratuito.

Cómo crear nuevos espacios de trabajo

Sabiendo esto, aunque igualmente quieras crear más espacios de trabajo por cualquier motivo, aquí te explicamos cómo hacerlo, ya que esta es una guía al completo de esta característica de Notion.

Para crear otro espacio de trabajo en Notion, únicamente tienes que desplegar tu perfil, y pulsar la opción: «Join or create workspace».

Esto te llevará a una segunda página en la que simplemente tendrás que decidir si quieres usar el nuevo espacio de trabajo con un equipo (solo para planes de pago para equipos) o de manera personal.

Si eliges personal «for myself», el espacio se creará automáticamente, y ya tendrás disponible otro espacio virtual sobre el que comenzar a organizar tu contenido.

Recuerda que puedes eliminar las páginas de prueba usando el botón «Clear Templates», para así empezar realmente desde cero.

Moverse entre espacios de trabajo

Moverte entre tus diferentes espacios de trabajo es muy sencillo, podrás hacerlo desde la propia pestaña de perfil en Notion, o mucho mejor, utilizando los atajos de teclado destinados para ello.

Fíjate que como te comentábamos en un punto anterior, cada espacio de trabajo tiene asociado un diferente plan (aparece debajo del nombre)

Es por eso que si por ejemplo no puedes beneficiarte del plan gratuito educativo, no merece la pena crear varios espacios de trabajo, porque deberás pagar por el Plan Pro en cada uno de ellos, lo cual no tiene sentido para las pocas ventajas que ofrece.

Cambiar el nombre e icono de un espacio de trabajo

Como ves, el espacio de trabajo se crea ya con un nombre y un icono/foto por defecto.

Si estás creando un espacio de trabajo nuevo, para por ejemplo, gestionar tu empresa o pyme con otro socio, quizá quieras poner su logo y nombre en este espacio de trabajo para así tenerlo todo perfectamente controlado.

Esto deberás hacerlo, yendo al espacio de trabajo que quieres modificar, y desde ahí, lanzando las preferencias de Notion > Settings del Worskpace en cuestión.

Yo por ejemplo, podría crear un propio espacio de trabajo para todo lo relacionado con esta web, ya que voy a compartir muchas plantillas aquí, ya tendría la base creada por si algún día el proyecto crece lo suficiente y quiero añadir un colaborador para que me ayude con la creación y gestión de plantillas, podría especificar un dominio propio…

Como ves, hay ocasiones en las que crear un espacio de trabajo diferente, sí que tiene sentido.

Cómo eliminar un espacio de trabajo

Si te has equivocado, o por cualquier otro motivo quieres eliminar un espacio de trabajo en Notion, solo tienes que ir un poco más abajo en la misma sección de las preferencias donde te encontrabas, y elegir la opción «delete entire workspace», de la zona llamada «Danger Zone».

Si lo pulsas, verás aparecer una pequeña ventana con información, la cual es tan importante, que en el momento de escribir esta guía, es la única parte de Notion que se han molestado en traducir al Español.

Y es que tal y como ves, eliminar un espacio de trabajo elimina todo el contenido de su interior, y lo hace para siempre, no hay vuelta atrás, no hay manera de recuperar ese contenido como cuando eliminas páginas, las cuales si se pueden recuperar.

Es por eso que para evitar que borres algo por error, para completar la operación, deberás escribir manualmente el nombre del espacio de trabajo, así es imposible que elimines todo tu contenido por un par de clicks erróneos.

Exportar espacios de trabajo

A modo de copia de seguridad manual, y de nuevo, en la misma sección de las preferencias, encontrarás un botón que te permitirá exportar todo el contenido de tu espacio de trabajo.

Si lo pulsas, aparecerá un pequeño popup que te permitirá elegir si quieres:

• Exportar en formato Markdown & CSV, HTML, o PDF, algo que está limitado a los planes empresariales.
• Incluir todo el contenido del espacio de trabajo (everything), o dejar fuera imágenes y archivos (No Files or Images) y así exportar únicamente el contenido puro.

Como ves, los formatos finales son bastante «planos», para que puedas importarlos a cualquier otra aplicación en el futuro, aunque personalmente, hubiese preferido también algún tipo de formato propietario de Notion, que permitiese re-importar el contenido rápidamente al mismo en caso de catástrofe.

El proceso de exportación se tomará su tiempo en función de cuántas páginas de contenido tengas, y finalmente, te enviarán un enlace para que puedas descargar el contenido.

Mover contenido a otros espacios de trabajo

Si una de tus páginas ha crecido lo suficiente, y consideras que es momento de moverla a su propio espacio de trabajo (por ejemplo porque tu proyecto online ha crecido y ahora quieres añadir otros usuarios para que colaboren contigo), puedes conseguir esto fácilmente.

Únicamente pulsa el botón de menú ··· de la página que quieres compartir, y elige la opción «Move to».

Esto hará aparecer una pequeña ventana que te mostrará tu resto de páginas, y tus espacios de trabajo, de modo que puedas elegir cualquiera de estos últimos para simplemente, mover dicha página (y sus subpáginas) allí.

Así de sencillo es mover contenido entre espacios de trabajo en Notion.

Es por eso que de nuevo, no te recomiendo crear más de 1 en un principio, siempre tienes opciones de crecer y readaptar tu sistema rápidamente en el futuro.

Compartir espacios de trabajo

Antes de nada, dejar claro que compartir espacios de trabajo es algo que solo está disponible en los planes para equipos, y que recuerda, esto tiene un precio de $8 al mes por usuario, tú incluido.

Lo que quiere decir que si quieres compartir un espacio de trabajo con otra persona, tendrás que pagar $16 al mes.

Sabiendo esto, y una vez creado el espacio de trabajo tal y como viste en una sección anterior, podrás ir a los ajustes del mismo > Miembros, para añadirlos desde allí.

Bien de manera manual, pulsando el botón Add Members, y enviándoles un email, o bien copiando el link de invitación «Copy link», para invitar a los usuarios de manera manual utilizando tu herramienta de mensajería favorita.

Fíjate que desde esta sección (3), es también desde donde podrías cambiar los niveles de privilegios de los usuarios, entre administrador (que puede realizar cambios en el espacio de trabajo, e invitar nuevos miembros), y únicamente miembro, que puede colaborar en el espacio de trabajo, pero no cambiar las preferencias del mismo.

Esto no es lo mismo que los privilegios de los miembros dentro de cada página (acceso total, de solo edición, solo para ver, y solo comentar)

Aquí también existe una pestaña de grupos donde podrías crear agrupaciones de usuarios para controlar con mucho nivel de detalle a los colaboradores, pero eso son funcionalidades más avanzadas que no vamos a ver aquí.

Ajustes de seguridad

Si cuentas con un plan Enterprise, también podrás pasarte por la sección de los ajustes de «Security & Identity», para ajustar ciertos parámetros en respecto a la seguridad y privacidad de tu espacio de trabajo.

Pudiendo por ejemplo:

• Evitar que los miembros puedan compartir páginas públicamente,
• Evitar que los miembros puedan modificar el orden o las páginas básicas del espacio de trabajo,
• Evitar que los miembros puedan añadir invitados,
• Evitar que los miembros puedan mover o duplicar páginas a otros espacios de trabajo,
• Evitar la exportación de espacios de trabajo,
• O evitar que los miembros puedan instalar integraciones de terceros.

Como ves, son aspectos muy técnicos enfocados a la gran empresa, que para el usuario medio, o un equipo de 2 o 3 personas, podrás controlar fácilmente de manera manual.

Zonas Privadas en espacios de trabajo compartidos

Si vas a compartir espacios de trabajo con otros miembros, debes tener claro el concepto de cómo se organizan los mismos.

Que hayas compartido un espacio de trabajo en Notion con otra persona, no significa que no puedas tener una zona privada en el mismo que no se compartirá con el resto de personas.

Es decir, en un espacio de trabajo compartido, no se comparte todo si no quieres.

Si te fijas en la foto anterior, verás que además de las clásicas zonas de Favoritos y Privado, ahora existe una nueva sección llamada Workspace.

Solo las páginas que crees o arrastres allí, serán visibles por el resto de miembros.

Es decir, si por ejemplo estás dentro del espacio de trabajo de una empresa, puedes crear tus propias páginas en la sección privada, el administrador de dicho espacio de trabajo no podrá ver el contenido.

Más dudas sobre espacios de trabajo en Notion

Si tienes alguna duda acerca de los espacios de trabajo que no hemos resuelto en esta guía, déjanos un comentario al final de la misma para que podamos añadirla al tutorial.

También puedes compartir cómo organizas tú tu Notion, ¿cuántos espacios de trabajo tienes? ¿usas Dashboards para organizar visualmente tu contenido?