Guía para Compartir Contenido en Notion

Gracias a Notion seguramente ya tengas mucha información, plantillas, checklist, o cualquier tipo de información perfectamente almacenada y organizada.

Si quieres saber cómo compartir cualquier elemento de su interior, aquí te explicamos paso a paso todas las formas que tienes para hacerlo en el servicio.

Compartir un Espacio de Trabajo completo

Tal y como te explicamos en la guía sobre planes y precios de Notion, compartir un espacio de trabajo es una funcionalidad reservada al plan para equipos.

Si cumples el requisito, y quieres compartir contenido de esta manera, en su momento ya escribimos una guía acerca de cómo compartir espacios de trabajo.

Échale un vistazo porque allí mencionamos todo lo que necesitas saber, desde dónde se encuentra el enlace de invitación, cómo añadir miembros manualmente, roles, grupos, ajustes de seguridad, cómo generar páginas privadas en espacios de trabajo compartidos…

Leer guía sobre Espacios de Trabajo Compartidos

Compartir una Página con un invitado

Compartir una página con un amigo o familiar es algo que seguramente muchas más personas vayan a hacer, ya que incluso el plan gratuito te ofrece la posibilidad de añadir hasta 5 invitados, y el plan Pro más básico te ofrece invitados ilimitados.

Para compartir una página con otra persona, basta con pulsar sobre el botón «Share» de la página que quieres compartir, y después el botón «Invite».

Al pulsarlo, aparecerá una nueva ventana adicional donde tendrás que escribir:

(1) Los emails de las personas que quieres invitar,
Y (2), los permisos que quieres que tengan estas personas.

Permisos al compartir páginas en Notion

Estos permisos pueden ser:

Acceso total: pueden editar la página y compartirla con otras personas.
Permiso de edición: pueden editar la página pero no compartirla con más personas.
Permiso para comentar: pueden comentar la página, pero no editarla, ni por supuesto compartirla.
Permiso de visionado: los usuarios únicamente podrán ver el contenido de la página, pero no editarlo ni compartirlo con otros usuarios.

Normalmente, el permiso que más utilizarás será el de edición, para seguir manteniendo el control de quién tiene acceso a tus páginas o no.

Cuando invites a una persona a una página de Notion, esta recibirá un email avisándole de ello, y la página aparecerá visible dentro de un nuevo espacio de trabajo con el mismo nombre que el tuyo.

Es decir, la página que has decidido compartir, no aparecerá en su espacio de trabajo ya creado, sino en una «copia» del tuyo, que únicamente contiene esa página.

Esto es importante porque quiere decir que aunque solamente des acceso a un usuario a una página de un espacio de trabajo, el nombre e icono de este será visible, tenlo en cuenta a la hora de elegir nombre y foto de dicho espacio.

Cuando compartas una página en Notion, lo sabrás porque al lado de la palabra «Share», aparecerán las fotos de todos los invitados.

Si vas a invitar a mucha gente a diferentes páginas de Notion, y quieres ver de manera global qué usuarios tienen acceso a qué páginas, la mejor forma de hacer esto es pasarte por las preferencias de Notion > Members > Guests.

Allí encontrarás un listado de los usuarios que en algún momento has añadido como invitados y a qué páginas tienen acceso.

¿Puede un invitado acceder a subpáginas?

Si invitas a un invitado a una página de Notion, y en algún momento creas (o tiene de serie) subpáginas que te ayudan a mantener más organizado el contenido, el invitado también podrá verlas.

Lo que jamás podrá ver serán páginas superiores ni que estén al mismo nivel, ya que eso sería equivalente a dar acceso a todo tu espacio de trabajo, algo que ya has visto que no es posible en el plan personal Pro.

Compartir una página (y subpáginas) en Notion, es la manera perfecta de compartir información con familiares y amigos.

Para mi, la única desventaja es que cada página que compartan contigo, se almacenará en un espacio de trabajo diferente, así que si muchas personas comparten diferentes páginas contigo, puede llegar a ser un poco engorroso ver toda la información de un vistazo, especialmente si la persona que comparte la página tiene un nombre personalizado.

Por eso te recomendamos, que si vas a compartir cierta información con usuarios concretos (por ejemplo tus compañeros de clase o tu pareja), quizá si sea interesante crear un espacio de trabajo específico con un nombre acorde, como «Universidad» o «Casa», ya que eso facilitará mucho la vida de las personas a las que invites.

Compartir Web con todo el mundo

La última manera de compartir información en Notion (además de por supuesto exportar y enviar mediante métodos tradicionales), es mediante un acceso público vía web.

Esta es la forma que utiliza la gente por ejemplo a la hora de vender plantillas de Notion, ya que de otra forma, dar acceso de manera manual a cada comprador como invitado siguiendo el método anterior, sería bastante engorroso.

Para compartir de manera pública a través de una web, deberás seguir un procedimiento similar al anterior, es decir, ir a la página que quieres compartir, pulsar «Share», y después, activar la opción «Share to Web»

Fíjate que esta opción añade la coletilla «anyone with the link can view», lo que quiere decir que cualquier persona con el enlace podrá ver el contenido, tenlo muy en cuenta a la hora de usar esta acción.

Una vez actives la casilla «Share to Web», aparecerá un enlace justo debajo que podrás copiar para compartir, y cualquier persona, aunque no tenga Notion, podrá ver el contenido en el navegador.

Justo debajo, aparecerán además 4 opciones más a las que debes prestar atención:

Allow Editing: activando esta casilla, permitirás que los usuarios puedan modificar el contenido de la página.
- Para mi esta casilla no tiene mucho sentido, si necesitas que los usuarios puedan editar una página, es mejor invitarlos de manera privada como viste en un paso anterior. Dejar que cualquier persona con el enlace pueda realizar una edición, puede llevar al desastre de la página.
Allow Comments: una casilla con un poco más de sentido, ya que gracias a ella, cualquier usuario de Notion podrá realizar comentarios sobre tu página.
- Esto también puede llegar a irse de las manos, pero al menos el contenido principal quedará intacto si desactivas la opción anterior de la edición.
Allow duplicate as template: si quieres que la gente pueda realizar una copia de esta página en sus Notion (copia independiente que no estará sincronizada con la tuya) es muy importante que actives esta casilla, para que el botón «Duplicate», aparezca en la página en la web.
Search engine indexing: esta casilla es también importante por privacidad. Si la activas, permitirás que Google (y otros buscadores) lean el contenido de la página, y por tanto, puedan llegar a mostrarlos en los resultados de búsqueda.
- Si el contenido que quieres compartir es privado, lo mejor es que únicamente compartas la página como invitado, pero si aun así decides usar el método público, piénsate bien si necesitas que el contenido pueda aparecer en Google, y si no es así, no actives esta casilla.

Consideraciones a la hora de compartir vía web

Además de todos los parámetros que acabas de ver, hay un par de cosas que debes tener en cuenta a la hora de compartir páginas de Notion siguiendo este método.

Al igual que sucedía añadiendo invitados, la gente que tenga acceso a esta página (cualquiera con el enlace), podrá acceder a las subpáginas del mismo, pero no a otras páginas del mismo nivel en tu espacio de trabajo, ni superiores, aunque estas estén enlazadas desde la página que compartas.

Es decir, puedes compartir enlaces a ciertas páginas de tu Notion con cierta tranquilidad, simplemente recordando que todo lo que esté en niveles inferiores, si será accesible.

Enlace web

Otro aspecto relevante a la hora de compartir una página web, es que como ves, Notion genera un enlace totalmente aleatorio:

En esta ocasión las opciones de compartir web están ocultas en la opción «Show Link Options»

Este enlace, puede modificarse ligeramente (la parte antes de notion.so), para así adaptarse un poco a tu imagen de marca, o nombre personal.

Esto es algo que configurarás desde las preferencias de Notion > Workspace Settings.

Es decir, cada espacio de trabajo tendrá un dominio personalizado, esto es algo que debes tener también en cuenta a la hora de decidir cuántos espacios de trabajo crear para organizarte.

En mi caso por ejemplo, como ves en la imagen superior, tengo la intención de compartir muchas plantillas en esta web (además de ejemplos), por eso decidí que era buena idea crear un espacio de trabajo personalizado para plantillasnotion.es, y además, darle un dominio personalizado tipo plantillas-para.notion.site.

Al hacer esto, hay de nuevo varias cosas que debes tener en cuenta.

Antiguas páginas que hayas compartido

Si en el pasado habías compartido alguna página siguiendo el método de hacerlas públicas via web, y ahora cambias este subdominio, los antiguos enlaces que hubieses generado, dejarán de funcionar.

Esto es algo que debes tener muy en cuenta.

Si tienes pensado invertir bastante tiempo en compartir páginas, es muy importante que tengas claro desde un principio si vas a hacerlo en un espacio de trabajo u otro, y bajo qué dirección, ya que si ene le futuro decides bien crear un espacio de trabajo diferente, o utilizar una URL diferente, todo los enlaces que hayas compartido hasta la fecha, desaparecerán.

Nuevas páginas

Todas las nuevas páginas que compartas vía web a partir del cambio de dominio, se almacenarán en una dirección como la siguiente:

https://plantillas-para.notion.site/Compartir-v-a-Web-c351f298ada04a478d5fcb1ab326cda7

Como ves, en nuestro caso se ve el subdominio que elegimos (plantillas-para), pero la parte después del /, no se puede cambiar.

Acceso al espacio de trabajo

Si además de compartir vía web, también has compartido el espacio de trabajo con otros miembros tal y como viste en el primer paso, además de la URL del subdominio, los miembros aceptados también podrán acceder a todo el espacio de trabajo desde una URL tipo: www.notion.so/plantillas-para.

Recuerda, esto solo si ofreces acceso al espacio de trabajo, lo cual era una funcionalidad de pago del plan de equipos, así que tranquilo, nadie va a acceder a tu espacio de trabajo al completo solo con tener el enlace, solo aquellas personas autorizadas podrán hacerlo.

Página principal

Por último, si bajas un poco más en las preferencias del espacio de trabajo en Notion, verás una sección llamada Public Home Page.

Desde aquí, podrás elegir una página (que hayas activado para ser compartida en web), para que actúe como página principal cuando la gente vaya al dominio que estableciste en el punto anterior.

Es decir, si aquí no pones nada, tuNombre.notion.site, no redigirá a ningún sitio, y solo será accesible para gente que tenga acceso al espacio de trabajo completo, pero si aquí añades una página, todo el mundo podrá acceder a la misma de manera pública.

Esta es una forma de crear pequeños sitios webs (como Curriculums o Portfolios) con Notion, ya que puedes tener tu página en un dominio moderadamente bueno nombre.notion.site, y desde ahí enseñar el contenido que necesites, como tu forma de contacto, trabajos, etc.

Por ejemplo, puedes acceder a la página principal de prueba que he creado en este espacio de trabajo aquí:

https://plantillas-para.notion.site/

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Como ves, existen multitud de formas de compartir información en Notion: